1. Objet
La présente Politique de Confidentialité a pour objet de décrire de manière transparente la manière dont EDUCACODE collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre de la solution KIPLEARN. Elle vise à assurer une information claire des personnes concernées conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
2. Identité du responsable de traitement
Le responsable du traitement est la société EDUCACODE. Selon les cas d’usage, EDUCACODE peut agir soit en tant que responsable de traitement, soit en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients, notamment les organismes de formation.
3. Catégories de données collectées
Les données susceptibles d’être collectées comprennent : données d’identification (nom, prénom, email), données professionnelles, données de connexion (logs, adresses IP), données pédagogiques (progression, résultats), données d’émargement (présence, horodatage), ainsi que toute information fournie par le client dans le cadre de l’utilisation de la plateforme.
4. Finalités des traitements
Les données sont traitées pour : fournir les services KIPLEARN, gérer les comptes utilisateurs, assurer le suivi des formations, produire des justificatifs réglementaires, améliorer les fonctionnalités, assurer la sécurité du système et répondre aux obligations légales.
5. Bases légales
Les traitements reposent sur différentes bases légales : l’exécution du contrat, le respect d’obligations légales (notamment en matière de formation), l’intérêt légitime d’EDUCACODE (sécurité, amélioration du service) et, le cas échéant, le consentement des personnes concernées.
6. Destinataires des données
Les données sont accessibles aux équipes autorisées d’EDUCACODE, aux clients (organismes de formation) ainsi qu’aux sous-traitants techniques (hébergement, maintenance). Les accès sont strictement limités selon le principe du besoin d’en connaître.
7. Sous-traitants
EDUCACODE peut faire appel à des sous-traitants pour l’hébergement, la maintenance ou certains services techniques. Ces prestataires sont sélectionnés avec soin et sont contractuellement tenus de respecter des obligations strictes de sécurité et de confidentialité.
8. Hébergement et transferts
Les données sont principalement hébergées au sein de l’Union européenne. En cas de transfert hors UE, EDUCACODE s’assure de la mise en place de garanties appropriées (clauses contractuelles types, mesures complémentaires).
9. Durée de conservation
Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies et conformément aux obligations légales applicables, notamment en matière de formation professionnelle et de justificatifs administratifs.
10. Sécurité
EDUCACODE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des communications (HTTPS), gestion des accès, journalisation, sauvegardes régulières, surveillance des systèmes. Malgré ces mesures, aucune sécurité absolue ne peut être garantie.
11. Droit des personnes
Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent des droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition. Elles peuvent également définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.
12. Exercice des droits
Les demandes d’exercice des droits peuvent être adressées à EDUCACODE via les coordonnées communiquées par le client ou sur le site officiel. Une réponse sera apportée dans les délais légaux.
13. Violation de données
En cas de violation de données personnelles, EDUCACODE s’engage à notifier le client dans les meilleurs délais et à prendre les mesures correctives nécessaires. Le client reste responsable des obligations de notification aux autorités et aux personnes concernées lorsqu’il agit en tant que responsable de traitement.
14. Cookies et traceurs
La plateforme peut utiliser des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, mesurer l’audience et améliorer l’expérience utilisateur. Les utilisateurs peuvent paramétrer leurs préférences selon les options proposées.
15. Données d’émargement et conformité réglementaire
Les données d’émargement collectées via KIPLEARN sont destinées à produire des preuves de présence dans le cadre de formations réglementées. Le client demeure responsable de la conformité réglementaire et de l’usage de ces données à des fins de justification administrative.
16. Modification de la politique
EDUCACODE se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité afin de l’adapter aux évolutions légales, techniques ou organisationnelles. Les utilisateurs seront informés de toute modification significative.